Es una de las preguntas más habituales entre las empresas que van a someterse a una auditoría de certificación o seguimiento de la ISO 9001. Y la respuesta es tranquilizadora: en la mayoría de los casos, no.
Muchas organizaciones afrontan las auditorías con la sensación de que cualquier pequeño error puede hacerles perder su certificado. Sin embargo, las auditorías de los sistemas de gestión de la calidad no buscan empresas perfectas, sino organizaciones capaces de detectar sus desviaciones, corregirlas y mejorar continuamente.
Conocer cómo se clasifican las no conformidades y cuál es el proceso que siguen las entidades certificadoras puede evitar preocupaciones innecesarias y ayudar a preparar una auditoría con mayor confianza.
¿Qué es una no conformidad en ISO 9001?
Una no conformidad es el incumplimiento de un requisito establecido por la norma ISO 9001, por la propia organización o por un requisito legal o contractual aplicable.
En otras palabras, el auditor detecta que existe una diferencia entre lo que la empresa debería hacer y lo que realmente está haciendo.
Algunos ejemplos habituales son:
- No conservar un registro que el propio sistema indica que debe mantenerse.
- No aplicar un procedimiento aprobado.
- No realizar el seguimiento de un objetivo de calidad.
- No evaluar correctamente a los proveedores cuando así lo establece el sistema.
- No evidenciar que una acción correctiva ha sido eficaz.
Detectar una no conformidad no significa automáticamente que el sistema de gestión sea ineficaz ni que la empresa vaya a perder la certificación.
No todas las no conformidades tienen la misma gravedad
Durante una auditoría, las entidades certificadoras suelen clasificar las no conformidades en dos grandes categorías.
No conformidad menor
Es la más habitual.
Se produce cuando existe un incumplimiento puntual que no compromete la eficacia global del sistema de gestión.
Por ejemplo:
- Un registro incompleto.
- Un documento pendiente de actualizar.
- Una evidencia que no se ha conservado correctamente.
Estas situaciones normalmente se resuelven mediante una acción correctiva dentro del plazo establecido por la entidad certificadora.
No conformidad mayor
Se produce cuando el auditor detecta un incumplimiento que afecta de forma significativa al sistema de gestión o demuestra que un requisito de la norma no se está aplicando.
Algunos ejemplos podrían ser:
- No realizar auditorías internas.
- No efectuar la revisión por la dirección.
- No controlar procesos críticos que afectan a la calidad del producto o servicio.
- Repetir durante años la misma no conformidad sin implantar medidas eficaces.
En estos casos, la organización deberá implantar acciones correctivas más profundas antes de que la certificación pueda mantenerse o concederse.
Entonces… ¿una sola no conformidad puede hacer perder la certificación?
Normalmente, no.
La existencia de una única no conformidad, especialmente si es menor, no implica la pérdida automática del certificado ISO 9001.
Lo que realmente valoran las entidades certificadoras es la capacidad de la empresa para:
- Analizar la causa del problema.
- Implantar una acción correctiva adecuada.
- Evitar que vuelva a repetirse.
- Aportar evidencias de que la solución ha sido eficaz.
La mejora continua es uno de los principios fundamentales de la ISO 9001. Por ello, identificar una desviación y corregirla forma parte del funcionamiento normal de un sistema de gestión.
¿Cuándo sí puede estar en riesgo la certificación?
Existen determinadas situaciones en las que la entidad certificadora puede suspender o incluso retirar la certificación.
Algunos ejemplos son:
- La existencia de una o varias no conformidades mayores que no se corrigen dentro del plazo establecido.
- No permitir la realización de las auditorías de seguimiento.
- No implantar las acciones correctivas comprometidas.
- Detectar incumplimientos graves que demuestren que el sistema de gestión no está funcionando.
- Utilizar la certificación de forma fraudulenta o incumplir las condiciones establecidas por la entidad certificadora.
Estos casos son poco frecuentes y suelen estar relacionados con problemas estructurales, no con errores puntuales.
El error más común: centrarse solo en superar la auditoría
Muchas empresas preparan toda la documentación únicamente cuando se acerca la fecha de la auditoría.
Sin embargo, un sistema de gestión de la calidad debe mantenerse activo durante todo el año.
Cuando los procesos se aplican de forma habitual, los registros se mantienen actualizados y la dirección revisa periódicamente el sistema, las auditorías dejan de ser una fuente de preocupación y pasan a convertirse en una oportunidad para seguir mejorando.
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